Zusammenarbeitsmodell Business Intelligence - Neuausrichtung führt zu höherem Anteil von Self-Service BI

In Unternehmen, in denen Business Intelligence intensiv genutzt wird, ist die Definition eines klaren Modells der Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen im BI-Kontext von enormer Bedeutung. Über ein Zusammenarbeitsmodell setzte der Bereich Strategieberatung von INFOMOTION dies bei einem führenden Pharmaunternehmen mit großem Erfolg um: Neben der Optimierung der Organisation und der Prozesse konnte damit der Anteil von Self-Service BI deutlich erhöht werden.

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VERTEILTES KNOW-HOW, VERTEILTE RESSOURCEN

Die Begriffe „Heterogenität“ und „Dysbalance“ treffen die Ausgangssituation, in der sich die IT und die Fachbereiche und damit auch das Thema Business Intelligence befanden, sehr gut. Neben einer heterogenen Tool- und Architekturlandschaft bestand insbesondere ein Ungleichgewicht in der Verteilung des BI-Know-hows, was zu Problemen in der Zusammenarbeit führte. Die personellen Ressourcen, die sich im Unternehmen um BI-Systeme kümmern, waren teilweise in der IT und teilweise im Fachbereich beschäftigt, und stellenweise befand sich Tool-Know-how nur im Fachbereich. Auf der anderen Seite gab es in der IT im Verhältnis zu wenig BI-Ressourcen, es herrschte also keine Balance.

Übergreifend führte eine fehlende BI-Methodenkompetenz zum Bedarf nach Beratung durch BI-Spezialisten. Der Haupttreiber für die Umsetzung des Projektes aber war die entstandene Unzufriedenheit in der Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen, hinsichtlich der Flexibilität und Agilität im Kontext BI. Die unklare Aufgabenzuordnung, die u. a. auch eine Vernachlässigung der eigentlichen Fachbereichsaufgaben zur Folge hatte, führte ebenfalls zum Wunsch nach einer klaren Definition und Neuausrichtung, wie Fachbereiche und IT im Kontext von BI künftig zusammenarbeiten sollen.

Lösung: Organisations- und Prozessoptimierung

Über ein Zusammenarbeitsmodell definierten die INFOMOTION Berater, die aufgrund ihres Experten-Status zum Thema BI beauftragt wurden, die strategische Gestaltung der Zusammenarbeit. Dabei wurden die Organisationsstruktur und die Prozesse im Kontext BI optimiert, was letztendlich insgesamt zu einer erhöhten Effizienz und Effektivität führte. Basierend auf einer Analyse der bestehenden Organisation, Prozesse und Projekte zum Thema BI führte man diverse Interviews mit den Verantwortlichen. Nach einer Reihe von Workshops und Sensibilisierungspräsentationen entwickelten die Berater abschließend eine Vorstandspräsentation zur Vereinbarung des Zusammenarbeitsmodells.

Eines der wichtigsten Ergebnisse war eine klare, übergreifend bekannte Schnittstelle zwischen IT und Fachbereich für das Thema BI und damit eine deutliche Reduktion der entstandenen Kommunikationshürden. Durch die Verschiebung eventueller Ressourcenüberhänge von Abteilungen, die Schaffung klarer Rollenmodelle sowie einer allgemeinen Aufgabentransparenz entstand insgesamt eine sehr viel flexiblere und agilere Zusammenarbeit. Konkret heißt dies beispielsweise, dass Problemstellungen in wesentlich höherer Geschwindigkeit gelöst werden konnten.

Im entwickelten Modell wurde die Zusammenarbeit hinsichtlich verschiedener Aspekte beleuchtet: Aufteilung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Aktivitäten. Zwischen Fachbereichen und IT bestanden sehr unterschiedlich gelebte Zusammenarbeitsformen – besonders bezüglich des Anteils der geforderten IT-Services. Diese verschiedenen Varianten entwickelte INFOMOTION neu, und damit konnte letztlich auch das Thema Self-Service BI „geklärt“ sowie ein wesentlich höherer Anteil davon erreicht werden. In einer „RACI-Matrix“ wurden zusätzlich die Verantwortlichkeiten konkret definiert: Wer entscheidet innerhalb eines Prozesses, wer muss befragt werden, und wer wird am Ende über das Ergebnis informiert?
Außerdem nahm man eine Detaillierung der verschiedenen Architektur- und Content-Layer vor, in denen die Abteilungen im BI-Kontext zusammenarbeiten. Zur Entwicklung des Datenmanagements, der Informationsaufbereitung und -bereitstellung, zur Nutzung sowie zur Informationsstrategie und -definition wurden jeweils klare Aktivitäten und Verantwortlichkeiten definiert.

Bei diesem Strategieprojekt wurden die große Partnerschaftlichkeit und die nötige Offenheit seitens der INFOMOTION Berater durch das Unternehmen, mit dem bereits eine langjährige Kundenbeziehung bestand, sehr geschätzt.

PROJEKTECKDATEN

Strategieberatung: Organisations- und Prozessoptimierung durch ein BI-Zusammenarbeitsmodell zwischen IT und Fachbereichen

  • Größerer Anteil von Self-Service BI
  • Steigerung der Flexibilität und Agilität in der Zusammenarbeit
  • Erhöhung von Effizienz und Effektivität
  • Abbau von Kommunikationshürden
  • Höhere Zufriedenheit im Fachbereich

DER KUNDE

  • Pharmaunternehmen
  • Führender, international tätiger Großkonzern
  • Weltweite Standorte
  • Headquarter in Deutschland
  • Zentrale IT
  • Projekt im Fachbereich IT

Weiterführende Informationen

Markus Enderlein

Business Unit Manager

T +49 69 97460-700

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