Mainova: Transparenz schaffen. Flexibilität gewinnen. Personalplanung neu denken.
Der Energiemarkt steht unter hohem Kosten- und Innovationsdruck. Gleichzeitig steigt die regulatorische Komplexität stetig. Für das Personalmanagement bedeutet das: Planungsprozesse müssen effizienter, transparenter und flexibler werden. Der Energieversorger Mainova hat seine Personalplanung daher mithilfe von SAP Analytics Cloud und INFOMOTION modernisiert – und deutlich an Flexibilität, Akzeptanz und Aufwandsreduzierung gewonnen.
Die Herausforderung
Die Personalplanung bei Mainova lief bisher traditionell und war durch einen hohen manuellen Aufwand geprägt. Planungszyklen nahmen viel Zeit in Anspruch, da Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt und aufbereitet werden mussten. Eine durchgängige Integration in vor- und nachgelagerte Prozesse fehlte, was Medienbrüche und zusätzliche Abstimmungsaufwände verursachte.
Auch im Reporting zeigte sich Optimierungspotenzial: Für Standardberichte mussten Daten regelmäßig manuell aus unterschiedlichen Systemen extrahiert werden. Durch unterschiedliche Datenstände, abweichende Strukturen von Ausgangsdaten oder Zeitverzögerungen bei den Datenzusammenführungen war häufig keine volle Transparenz über die Gründe für Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Daten herzustellen. Dies erschwerte es Verantwortlichen, fundierte Entscheidungen zeitnah zu treffen und Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.
- Hoher manueller Planungsaufwand
- Keine Integration in vor- und nachgelagerte Prozesse
- Fehlende Transparenz über Abweichungen im Reporting
Die Lösung
Um diese Herausforderungen zu adressieren, entschied sich Mainova für die Einführung von SAP Analytics Cloud auf Basis von SAP BW/4HANA. INFOMOTION etablierte mit der neuen Lösung im Frontend einen integrierten Ansatz, der Planung, Analyse und Reporting in einer Umgebung vereint.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war der ganzheitliche Projektansatz: Technische und fachliche Anforderungen wurden von Beginn an gemeinsam betrachtet und aufeinander abgestimmt. So entstand eine Lösung, die sowohl den Anforderungen der IT als auch den Bedürfnissen der Fachbereiche gerecht wird. Ein skalierbares Setup stellte sicher, dass INFOMOTION das Kernteam bei Bedarf schnell um Experten erweitern konnte, zum Beispiel um übergreifende technologische Fragestellungen zu klären.
Ein wesentlicher Lösungsbaustein war die Einführung eines flexiblen Planungsmodells, das eine einfache Simulation von HR-Szenarien ermöglicht. Auf Basis definierter Parameter können Mitarbeiter Entwicklungen – zum Beispiel mit Blick auf Personalbedarf oder -kosten – jetzt schnell und transparent durchspielen.
Darüber hinaus wurden Vor- und Nachsysteme eng mit der Planungsumgebung verzahnt. Dies reduziert manuelle Schnittstellen, sorgt für eine konsistente, aktuelle Datenbasis entlang des gesamten Prozesses und verbessert die Planungsqualität.
- Einführung der SAP Analytics Cloud für Planung und Reporting im Personalbereich
- Neuer und flexibler Planungsansatz für die Simulation von HR-Szenarien
- Integration von Planung, Analyse und Reporting in vor- und nachgelagerte Prozesse
„Die Einführung von SAP Analytics Cloud hat unsere bisherige SAP HCM-geführte Personalkostenplanung erfolgreich abgelöst. Durch den integrierten Ansatz für Planung, Analyse und Reporting verfügen wir heute über deutlich mehr Flexibilität, Transparenz und Effizienz in unseren HR-Planungsprozessen.“
Die Ergebnisse
Der Energieversorger Mainova hat mit der neuen Lösung für die Personal- bzw. Personalkostenplanung ein Tool etabliert, welches den gesamten Prozess deutlich effizienter gestalten lässt. Neben dem Zeitgewinn bei den erfassenden Einheiten ist vor allem die Flexibilität dieser Lösung ein deutlicher Mehrwert.
Datenerfassung
Die Datenerfassung erfolgt in der SAP Analytics Cloud über ein standardisiertes Planungstemplate, wobei sämtliche Eingabe-, Änderungs- und Anzeigeberechtigungen zentral über die Berechtigungssteuerung geregelt werden. Ergänzend wurde u.a. ein automatisierter PLAN-/PLAN-Vorjahres-Vergleich aufgebaut, der rund 90 % der relevanten Planungseffekte ohne manuellen Aufwand bereitstellt. Dies führte bei den HR-Businesspartnern zu einer Reduzierung der Systembearbeitungszeiten von rund 30 %. Gleichzeitig konnten die zentralen HR-Analysten ihre systembezogenen Tätigkeiten im Rahmen der Personalplanung um 20 % bis 30 % verringern.
Höhere Flexibilität
Durch den Einsatz der neuen Plattform konnte Mainova seine Planungsprozesse erheblich flexibilisieren. Nach der Übernahme der Daten aus SAP HCM und der Vorkonsolidierung in SAP BW/4HANA erfolgt die Planung vollständig entkoppelt von den Quellsystemen. Die Lösung ermöglicht nicht nur die Anpassung von Kosten und FTE-Kapazitäten, sondern auch die Simulation und Planung von Reorganisationen. Die Übertragung der Ergebnisse in das nachgelagerte Planungstool der Wirtschaftsplanung kann jederzeit und mehrfach erfolgen.
Datenbasierte Entscheidungen im Tagesgeschäft
Führungskräfte wurden stärker in das Reporting eingebunden: Sie erhalten direkten Zugriff auf relevante Kennzahlen und können Analysen eigenständig durchführen, ohne Umweg über die HR-Business-Partner oder HR-Analysten. Dies schafft Flexibilität und Transparenz in der Personalplanung des Folgejahres und es ermöglicht einen Blick auf die strategische Personalplanung der nächsten 5 Jahre. Vor allem unter dem Gesichtspunkt des demografischen Wandels ein unverzichtbarer Benefit.
Bessere Planungsqualität
Ein weiterer Mehrwert aus dem Projekt: die verbesserte Planungsqualität. Komplexe Validierungslogiken stellen ab sofort sicher, dass Eingaben konsistent und plausibel sind. In Kombination mit den erweiterten Simulationsmöglichkeiten entsteht eine deutlich höhere Transparenz und Aussagekraft der Planungsdaten.
Das neue digitale Setup stärkt die Rolle des Personalbereichs als strategische Beratungsinstanz für die Unternehmensleitung. Mit ihren datenbasierten Insights wird sie in Zukunft eine resilientere HR-Politik gestalten können und noch effektiver zum Gesamterfolg von Mainova beitragen.
Die Data-Performance-Welt dreht sich schnell: Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer up to data!
